06　運用記録とISMS

MAILGATEWAY / 06

誰が、何を、なぜ送ったのか。その判断をたどれるように。

こんな場面で

「メールによる情報漏えいに、どのような対策を取っていますか？」という確認に対し、製品名だけでなく、実際の検査・説明・承認・配送の記録を示して答えたい。日々の運用を説明の根拠として残します。

関連づけて残す記録

通常の判定処理では、配送を許可したメール、保留したメール、拒否したメールについて、判定に用いたBL・WLのスコアと対象別の比較結果を記録します。保留案件では、送信者の説明、AIに渡した情報と応答、管理者の判断、状態の変化などを関連づけます。許可や承認の記録と、実際の配送結果は分けて確認します。

判定したときの比較結果を残す

本文・添付・検査したZIP内部の対象ごとに、BL・WLの類似度、検索で返された候補、宛先範囲から除外されたWL候補などを保存します。後から現在の文書群で計算し直した値ではなく、その判定で使った結果を確認するための記録です。

「低い類似度」と「比較していない」を区別する

比較が完了した結果としての0、候補がなかった状態、抽出できなかった状態、比較を行わなかった状態を区別して残します。ハッシュによる完全一致を使った対象も、ベクトルの類似度とは分けて記録します。未比較の対象を「類似していない」と読み替えないための情報です。

記録の範囲

ここで説明する比較結果の保存は、通常の判定・受付経路が対象です。判定が完了しなかった処理や例外経路、機能追加前の過去メールまで、比較結果を一律に揃えるものではありません。直接配送を許可したメールの比較結果を記録することと、全送信メールの原本を保存することも別です。

運用の流れ

① 守る資料とルールを登録 → ② 外部送信を検査 → ③ 保留案件の説明・AI評価・管理者判断を実施 → ④ 配送結果まで確認 → ⑤ 記録を振り返り、ルールや手順の見直しに活かします。

説明できること

どの情報が要確認になったか、送信者が何を説明したか、管理者がどのように判断したか、実際の配送がどうなったかを確認する材料になります。ISMS認証組織や認証取得を目指す組織の運用確認と監査時の説明を支援します。

記録自体の保護も必要

監査記録、AIへの入力と応答、保留メール、バックアップにも機密情報が含まれます。閲覧権限、保存期間、削除、バックアップ・復旧の手順を定め、導入時と運用中に確認します。外部AI側の保存設定だけで、製品内の記録が消えるわけではありません。

適用範囲と条件

ISMS認証の取得・維持や監査への適合を保証するものではありません。判定結果の記録は配送成功の証明ではなく、すべてのメールの属性と最終状態を一つの台帳で保証するものでもありません。管理画面での表示・検索・出力の範囲と、記録を参照できる権限は、導入する画面と運用で確認します。

開発継続中。機能の利用には、導入構成に応じた設定・連携・動作確認が必要です。2026年10月時点の資料に基づく説明です。

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