MAILGATEWAY / 00

00 導入と運用

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導入は、TOPフォルダーの指定から。

大量の文書を、一件ずつ手で登録する必要はありません。BL・WLの初期登録は、対象となるファイルサーバーのTOPフォルダーを指定して、サブフォルダーまでまとめて取り込むところから始めます。導入後は、管理者が確認した資料をWLに加えながら運用できます。

外部への持ち出しを検査したい文書がある、ファイルサーバーのTOPフォルダーを指定します。その配下をサブフォルダーも含めて走査し、BL（保護したい情報の照合対象）として一括登録します。

文書ごとの登録作業を減らし、普段使っているフォルダー構成を活かして始められます。運用開始後も、指定したBLの範囲にあるファイルの追加・変更を反映します。

外部提供を認める資料をまとめたフォルダーを用意し、そのTOPフォルダーを指定します。BLと同じようにサブフォルダーまで取り込み、WL（外部提供を認める情報の照合対象）を一括登録します。

このフォルダー指定によるWL登録は、システム導入時に初期データを揃えるための一時的な使い方です。運用中のWL追加は、管理者が確認したメールの添付を登録する流れへ移します。

初期登録の結果と必要な導入設定を確認して、メールの検査を開始します。送信を止めたメールの情報を管理者向けシステムへ通知し、管理者が内容・宛先・理由などを確認できるようにします。

【通過】今回のメールの送信を承認します。WLへの追加は行いません。

【遮断】今回のメールの送信を認めず、外部への配送を止めます。

【通過させて、WLに登録】今回の送信を承認し、確認した添付を、許可する宛先の範囲とともにWLへ追加します。次回以降の照合に活かし、同じ資料を繰り返し確認する手間を減らします。

管理者が確認できる保留案件を対象とする運用です。送信を一度認めることと、今後も使うWLへ登録することを区別します。送信承認とWL登録の結果も、それぞれ確認できるようにします。

BLは保護したい資料のフォルダーを指定。WLは導入時にまとめて登録し、運用後は管理者が確認した資料を追加する。この流れによって、導入時の準備と日々の運用をつなぎます。

管理者画面での「通過させて、WLに登録」は、承認と、承認済み添付のWL登録を組み合わせる運用です。MailGatewayはそのための管理APIを備え、通知・画面は導入先の管理者向けシステムと連携して整えます。

開発継続中。対象のファイル形式・読み取り権限、メール経路、管理者システムとの連携などは、導入時に設定・確認します。AIの評価だけで管理者の送信判断を代行するものではありません。

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