02　送信理由のAI評価

MAILGATEWAY / 02

送る必要性を、説明できる形にする。

こんな場面で

検査で保留された見積資料を取引先へ送りたい。「業務で必要だから」だけでは、どの相手に、どの目的で、なぜその内容が必要なのかを判断できません。送信者が理由を説明し、確認の材料を揃えます。

本文・添付ごとに、送る理由を添える

確認が必要になった本文・添付について、対象、文書種類、送信理由を所定の形式で記入します。本文と複数の添付をまとめて一つの曖昧な説明にせず、何を、誰に、なぜ送るのかを対象ごとに揃えます。システムは、説明の対象が実際の本文・添付に対応しているか、必要な説明が揃っているかを確かめます。

AIが確認すること

通常の理由評価では、①具体的な送信目的、②宛先との業務上の関係、③その文書を渡す必要性、④本文・添付内容やルールとの整合性を確認します。送信者の説明をそのまま事実とせず、提供された内容を根拠に、説明できている点と残る不足・矛盾を整理します。

文書種類に合わせたルールで評価する

全体に適用する方針に加え、見積書や請求書などの文書種類ごとに、提供を認める情報、禁止する情報、確認観点を設定できます。AIは対象文書に対応するルールを使って評価します。文書種類に対応する有効なルールが登録されていない場合は、そのまま評価を進めず、設定と申告内容の確認を求めます。

実際に抽出できた内容を確認材料に

メール本文と、添付から抽出できたテキストを使います。長い添付は先頭・中央・末尾から抜粋し、どの範囲を入力したかも記録します。抜粋外の内容まで確認済みとは扱いません。BL・WLの類似検索はCoreが担当し、AIには確定した判定の概要を渡します。登録資料の候補本文や候補ファイル一覧をAIへ渡して再判定させる構成ではありません。

不足を具体化して、理由の補足へ

説明が足りない場合や内容との矛盾が残る場合は、対象と不足点を示し、理由の修正・再送を求めます。AIが理由を受理し、文書種類が内容に合い、追加質問が残っていないことを確認して、管理者の判断待ちへ進めます。この段階では、外部へ配送しません。

処理の流れ

① メールを保留 → ② 対象資料・文書種類・送信理由を所定の形式で提出 → ③ AIが説明と内容・ルールの整合性を評価 → ④ 不足があれば理由を修正して再送、条件を満たせば管理者の確認へ進みます。

理由の記入例

「取引先A社の今回の見積依頼に回答するため、当該製品の見積書を担当者へ送付します。添付は今回の依頼に必要な範囲です。」というように、相手・目的・必要性を具体的に説明します。これは記入内容の例であり、実際には所定の提出形式を使用します。

文書の相手先と、登録アドレスを照合する

宛先照合を有効にした文書種類では、AIが文書中の相手先名・住所・顧客番号などを、根拠となる原文とともに抽出します。Coreはそれを登録済みの送信先グループと照合し、実際の配送先すべてが、その相手先・文書種類に許可されたアドレスかを確認します。照合対象は申告した文書種類と設定に基づきます。相手先が特定できない、登録がない、宛先が一致しない場合は保留し、一致しても管理者の最終判断が必要です。

AI評価と送信許可の違い

AIが説明を受理しても、メールはまだ外部へ送られません。承認が必要な保留案件の送信には管理者の最終判断が必要です。AIは相手の所属・契約・受領権限を独立して事実確認するものではありません。 登録情報による宛先照合も、契約関係や受領権限の独立した事実確認を代行するものではありません。

外部AIを利用する際の確認

通常のAI評価では、理由やメール・添付由来の情報を外部AIへ送信するため、機密情報や個人情報が含まれる可能性があります。送信範囲、契約、保存条件を導入時に確認します。外部AIのデータ保持を制限する設定や契約の適用状況も、利用する環境ごとに確認します。

開発継続中。機能の利用には、導入構成に応じた設定・連携・動作確認が必要です。2026年10月時点の資料に基づく説明です。

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