01　社内資料との類似性

MAILGATEWAY / 01

社内の実文書を基準に、送信内容を確かめる。

こんな場面で

未公開の価格表をコピーし、取引先向けに一部を修正して送信する。企画書の一部をメール本文に貼り付ける。元の資料そのものを添付していなくても、守るべき情報が含まれている可能性があります。

業務で使う実文書を、継続的に登録する

導入時、BLはファイルサーバーのトップフォルダーを指定するだけで、配下の文書を照合対象へ取り込めます。WLは、登録したいファイルをフォルダーに入れ、そのフォルダーを指定します。個々の文書を一件ずつ登録する手間を抑えられることも、MailGatewayの特徴です。FileAgentが指定範囲を読み取り、初期登録に加えて、その後の追加・変更を監視し、定期的な走査も組み合わせて更新を反映します。

FileAgentとCoreの役割

FileAgentはファイルサーバー側で文書を読み取り、比較に使うベクトルやハッシュなどを作ります。Coreはそれらを受け取り、送信しようとする本文・添付との照合や送信処理に使います。比較情報の登録・同期と、監査のための原本保管・取得は別の機能であり、原本の扱いは導入構成と運用に合わせて確認します。

文書をベクトルにし、内容の近さを調べる

抽出できる文書の内容から、比較に使う特徴を数値の並び（ベクトル）に変換します。登録側と送信側のベクトルを、HNSWの索引構造を使って検索し、コサイン類似度で近さを評価します。HNSWは、近いベクトルを探すための階層的な近似検索の考え方です。類似度は判断材料の一つであり、それだけで送信の正当性や受領権限が証明されるわけではありません。

BLとWLは、異なる役割で使う

BLは、持ち出しを制限する資料に近い内容を広く拾い、確認が必要な送信を見つけるために使います。WLは、外部提供を認めた資料との照合を許可の根拠として使うため、今回の宛先にも使える登録かを確認します。宛先範囲を設定した運用では、複数の外部宛先すべてが許可対象に含まれていることが必要です。

本文と添付を、それぞれ判定する

持ち出しを制限する資料（BL）と、外部提供を認める資料（WL）を登録し、メール本文と各添付の抽出可能な内容を照合します。許可資料は、登録された宛先の範囲も確認します。別の安全な添付があるだけで、要確認の添付を通すことはありません。 強制的な禁止・保留ルールを先に適用し、同じ対象について有効なWLの条件を満たす場合は許可の根拠にできます。ただし、一つの対象のWL判定で、別の本文・添付の要確認判定を取り消すことはありません。

承認した添付を、次の判断に活かす

運用中に送信を止めたファイルは、管理者が内容を確認・承認したうえで、「WLに登録」ボタンを押して追加できます。登録した文書を次回以降の照合に活かし、確認が済んだ文書を繰り返し扱うときの手間を減らします。メールの送信承認とWL登録は別の操作として扱います。

処理の流れ

① 本文と添付を個別に検査 → ② 登録資料との類似性・宛先範囲・形式ルールを確認 → ③ 問題がなければ配送、要確認なら外部へ送らず保留、禁止条件なら拒否 → ④ 保留案件は送信理由の説明と管理者判断へ進みます。

特徴量の改良も進めています

文書からどの特徴を取り出すかは、引き続き改良する領域です。形態素解析で語を単位として扱う方法などを、小規模な合成データで比較実験しています。こうした実験を、実運用での検知精度や送信許可の保証値とは区別し、BLの候補発見とWLの許可確認をそれぞれ評価していきます。

導入時に確認すること

登録資料、宛先範囲、検査対象の形式、判定基準を業務に合わせて設定します。Excel・Word・PowerPoint・テキストPDFなどでも、内容の抽出可否や品質によって結果は異なります。

検知できる範囲

類似性は完全な検知を保証しません。大幅な書き換えや未登録の新しい機密情報は検知できない場合があります。画像・手書き・スキャンPDFのOCR照合は、現行機能に含めていません。暗号化などで読めない添付を「安全」として通す仕組みではありません。

開発継続中。機能の利用には、導入構成に応じた設定・連携・動作確認が必要です。2026年10月時点の資料に基づく説明です。

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