03　管理者の最終判断

MAILGATEWAY / 03

送ってよいかを決めるのは、人。

こんな場面で

社内資料に近い内容が含まれていても、業務上の正当な理由で外部提供が必要な場合があります。自動判定だけで完結させず、事情を確認できる管理者が判断します。

管理者が確認する材料

対象メールの本文・添付、宛先、検査結果、送信者の説明、AIの評価を確認します。相手に渡してよい情報か、業務上必要な範囲か、社内のルールや契約に沿うかを、人が確かめます。 AIが整理した一致点・不足点・確認事項も参照し、原文と照らして判断します。

判断者とコメントを、案件に残す

承認・却下の操作には、対象案件、操作した管理者、判断コメントを関連づけます。誰がどのような理由で決めたかを、送信者の説明やAIの評価とともにたどれるようにします。操作時には案件の状態を確かめ、同じ操作要求が重複して届いた場合にも、記録済みの結果を確認する仕組みです。

承認と配送を、段階を分けて管理する

管理者が承認すると配送処理の対象になります。配送側では保存したメールと検査記録の対応を確認し、必要な配送加工を行ってから送信します。承認の記録に加え、実際の送信結果を確認することで、「許可したが送れていない」状態も区別します。

処理の流れ

① 管理者の判断待ち → ② 内容・宛先・理由・検査結果を確認 → ③ 承認なら配送処理へ、却下なら外部へ送らず結果を記録 → ④ 実際の配送結果も確認します。承認と配送成功は別の段階です。

直接、管理者に相談する場合

保留案件で有効な理由提出があり、「管理者の判断を仰ぎたい」と明示された場合は、通常のAI理由評価を経ずに管理者へ相談する経路があります。宛先照合を有効にした対象では、文書の相手先抽出と登録アドレスの照合は引き続き必要です。相談の意思を示すだけで検査や禁止ルールを解除するものではありません。

宛先照合の条件を、承認時にも確かめる

宛先照合の対象案件は、管理者が承認する時点と配送前にも、登録情報との一致を確認します。照合が未完了または不一致なら承認・配送を進めません。内容や宛先、登録情報を直したうえで確認する流れです。管理者の承認で無条件にすべての判定を上書きする仕組みにはしていません。

判断を待つ間の扱い

管理者の承認前に外部へ配送しません。却下や設定された待機期限の超過では送信しません。AI障害で管理者待ちになった案件も、AIが認めた案件として扱いません。 待機期限の管理を有効にした構成では、期限を過ぎた案件を拒否として記録し、送信者への通知につなげます。

導入時に確認すること

誰が承認するか、承認待ちの期限、通知、管理画面と配送の連携を確認します。利用する画面・権限設定・運用手順は導入構成ごとに確認し、受入試験で動作を確かめます。

開発継続中。機能の利用には、導入構成に応じた設定・連携・動作確認が必要です。2026年10月時点の資料に基づく説明です。

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