非定型注文書の受注登録支援

開発対応例｜継続開発中の試作

異なる形で届く発注を、一つの業務の流れへ。

手書きのFAX、メール本文、添付PDF、画像、取引先ごとに異なる注文書。発注の受け取り方が違うたびに、人が内容を読み直し、必要な項目を転記していては、入力にも確認にも手間がかかります。

こうしたご相談に対して、手書きを含む非定型の注文情報を取り込み、受注データの登録を合理化する業務システムを試作しています。現在も、業務に合わせた改善と検証を続けています。

まず、文字ではなく業務の意味を整理する。

注文書に書かれた文字を読み取るだけでは、そのまま登録できるデータにはなりません。発注元と発送先、材料と加工明細、納期と搬入の指示など、同じ紙面に並んだ情報でも、業務上の役割は異なります。

そこで、原票の見た目をそのまま入力欄へ写すのではなく、業務上の意味に分けて整理します。取引先に一律の注文様式を求める前に、受け取る側で情報をまとめられないか、という発想です。

取込から確認・登録までをつなぐ。

① 取り込む：保存されたPDF・画像、メール本文などを受け付けます。指定フォルダーのPDF・画像を監視し、解析待ちとして取り込む仕組みも実装しています。受信経路ごとの情報を、共通の確認・登録の流れへつなぎます。

② 候補を作る：AIで発注内容を読み取り、伝票情報、材料・商品、複数の加工明細、通常のコメント、注意が必要な指示などに整理します。複数ページの資料では、送付状と注文本体の役割を捉え、各ページの情報を組み合わせます。

③ 人が確かめる：原票と登録候補を見比べて、内容を修正・確認します。入力途中の保存と正式な受注確定を分け、AIの読み取り結果を確認可能な候補として扱います。

④ 業務へつなぐ：確認済みの受注データを保存し、作業票や納品書などの帳票作成へつなぎます。登録後の検索・再表示や、変更履歴を残す仕組みも組み込んでいます。

原情報と、解釈した結果を分けて残す。

元の画像・PDFや入力情報は、AIが整理した内容とは別に保持します。登録候補や確定内容から原票をたどれるようにし、「何を根拠に登録したのか」を後から確認できる構成です。

納期、搬入、梱包などの自由記述は、定型項目の外にあるからこそ見落としやすい情報です。重要な指示の候補として原文とともに示し、人が確認します。同じ内容のファイルを再度取り込んだ場合には、重複候補として確認する仕組みも設けています。

操作できる試作から、業務に合う仕組みを探る。

現段階では、Windowsで操作できる業務アプリとして、取込、AI解析、確認・修正、受注保存、検索、帳票出力までをつなぐ試作を進めています。

読み取り精度、例外的な注文への対応、確認にかかる時間、重複の扱い、実際の受信経路との接続方法などは、引き続き検証・調整する対象です。操作できる画面で業務の流れを確かめながら、必要な仕様を見つけ、継続的に改良していきます。

転記作業を、業務の仕組みから見直したい方へ。

手書きや独自様式があるからと、最初から合理化を諦める必要はありません。どの情報を機械で整理し、どこで人が判断すべきか。現在の仕事の進め方から一緒に考え、検証できる試作へつなげます。

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